Reuniones de GUMs (Parte II)

(Para los que no lo recordéis, la primera parte de esta Guía está aquí)

...Y bueno, creo que ya va siendo hora de contaros como organizar una "Party" en vuestro GUM, aprovechando los recursos que nos da Internet y tratando de hacer las cosas lo mas sencillas posible.

1. Es necesario establecer un coordinador que será el que focalice todas los aspectos a organizar.

El coordinador de la "Party" o reunión no tiene porque ser el coordinador del grupo. Cualquier miembro con ganas de poner el asunto en marcha lo puede hacer. Desde mi experiencia de coordinador del GUM-Sevilla, creo que es preferible que cada reunión la organice una persona diferente, con lo que, además de repartir la carga de trabajo, más miembros del grupo se implican en el funcionamiento de éste. De todos modos, para esta primera reunión, yo realicé toda la coordinación del evento.

2. Imprescindible establecer una fecha concreta e inamovible (Al menos tres semanas a partir del lanzamiento de la idea de realizar la reunión).

Yo personalmente, creo que un mes es un periodo ideal para realizar todo lo necesario sin agobios, pero mínimo, las tres semanas. Desde luego, todo esto vale para la primera reunión. probablemente las siguientes impliquen menos tiempo de organización.

3. Escoger un local adecuado a las necesidades del evento.

¿De donde sacar el local? Ahí viene el primer trabajo para el coordinador. Dado que el GUM normalmente carece de fondos, el alquilar un lugar es impensable, y hacer la reunión en un domicilio particular casi lo mismo. Imaginad 25 o 30 maqueros con sus equipos en vuestra casa... mejor, no lo imaginéis. El coordinador debe pedir ayuda en el grupo para conseguir el local. El sitio ideal es, desde luego, un colegio. Están vacíos los fines de semana, suelen tener aulas espaciosas y disponen de mesas, sillas, servicios higiénicos, y tomas de corriente abundantes con lo que no es necesario llevar prácticamente ninguna infraestructura. Si el colegio no fuera posible (¿no me digas que en tu GUM no hay nadie que trabaje en un colegio o instituto?), la segunda opción es un sitio ofrecido por alguien del grupo. En el GUM-Málaga suelen usar las instalaciones de uno de los proveedores locales Macintosh, que es miembro del grupo, y las alternan con un instituto donde da clases otro miembro del colectivo. Si esta opción no fuera posible, siempre queda el alquilar un local para realizar el evento, pero comentaba más arriba, los problemas logísticos que supondría su uso, lo hacen una alternativa difícil. En el GUM-Sevilla utilizamos un Instituto ofrecido por uno de sus miembros, Antonio Lara. La reunión se realizó en la sala de profesores, que era lo bastante espaciosa como para que cupieran 40 personas con sus correspondientes equipos.

4. Una vez conseguido el local, hay que establecer un limite de asistentes (en función del aforo del local). Para nuestra reunión, el aforo límite se estableció en 40 usuarios. Finalmente se apuntaron 35 de los que asistieron 30.

5. Establecer una fecha limite para inscribirse y una cuota (con la experiencia de nuestra reunión, creo que 2000 Pts. es la cifra adecuada, para no andar estrechos a ultima hora). La fecha limite debe ser al menos una semana o 10 días antes del evento, con lo que el coordinador sabrá con tiempo de sobra cuanta gente viene con seguridad. El pago de la cuota antes de la reunión es una garantía para asegurar la asistencia y permite disponer de fondos para los gastos de la reunión. Por supuesto, para pagarla con comodidad, se debe abrir una cuenta corriente de la que sean titulares al menos tres miembros del grupo, de forma que no haya lugar a suspicacias por parte de nadie. La fecha límite permite cerrar con la suficiente antelación el número de asistentes, con lo que a la hora de la compra de comida, regalos, gadgets, etc. podremos calcular las necesidades de la reunión.

7. Crear una lista de asistentes con toda la información que se considere necesaria. En nuestro grupo pedimos los siguientes datos:

Nombre (+), Nick, Equipos a llevar(+), Temas de interés a tratar, ¿Darías charla sobre algún tema?, Teléfonos de contacto(+), Ocupación

Los datos con (+) eran de carácter obligatorio.

8. Proponer una serie de temas para charlas de una media hora y conseguir el compromiso de miembros del grupo para darlas. Desde el principio, quisimos que nuestra reunión tuviese un carácter lúdico, pero también formativo. Nos parecía que el típico usuario Mac es algo mas que un simple "gamer" y que dado que en la mayoría de los casos usa su máquina como herramienta de trabajo, exigiría algo más que pasar un rato agradable con otros maqueros. Además, el mismo hecho de usar el Mac para trabajar, hace que muchos usuarios sean expertos en diversas herramientas y aplicaciones, lo que hacía bastante fácil encontrar ponentes para las charlas. Tengo que decir que la gente del GUM no defraudó la confianza que se puso en ellos, y tuvimos incluso un curso no previsto sobre Flash, que impartió Israel Caetano.

En nuestra reunión se dieron las siguientes charlas:

- Vídeo digital. Practicando con iMovie

Víctor Vela dio un curso practico de algo más de 1 hora, realizando una película de los primeros momentos de la reunión y editándola en un G4. (que por cierto, era el mío :-). A todos nos sorprendió la facilidad de uso y la potencia del programa, y desde aquella charla se ha generado un gran interés por dicha herramienta dentro del grupo. La película que editamos se puede ver en la Web del GUM-Sevilla, en http://homepage.mac.com/gumsevilla/iMovieTheater.html.

- Mac OS X. presentación Antonio Antón nos presentó el Mac OS X y aclaró en una charla muy amena muchísimas dudas a todos los asistentes.

- ADSL y Mac. Técnicas y trucos Esa charla la di yo. Trate de explicar la situación del ADSL para Mac y como sacar todo el partido a la banda ancha, trasteando los módems 3Com que proporciona Telefónica.

- Accesibilidad en el Mac. Alberto Molinos nos contó la problemática de los invidentes a la hora de usar un Mac, y como está la situación en el momento actual. Incluyendo el hardware y software que están disponibles hoy en día para nuestra plataforma.

- Conectividad Mac-PC. También di yo esta charla. Siento ser tan pesado :-)). Explique con un caso practico como conectar en red un Mac y un PC y que herramientas se pueden utilizar para el ejemplo usamos PCMacLan y Dave. También dimos una breve pasada sobre como compartir una conexión a Internet entre varios ordenadores, Macs y PCs.

- Flash. Esta charla no estaba prevista, pero en la reunión se había generado mucho interés por el uso de Flash, e Israel Caetano planteó que más que ir resolviendo dudas individualmente, se podía dar una charla practica sobre el tema. Realmente Israel nos abrumó con sus conocimientos del tema, y fue capaz de responder a todas las dudas que se le plantearon.

- Control remoto de Macs. Timbuktu. Esta charla la dimos entre Antonio Antón y yo. Dimos un breve repaso a la aplicación y sus funcionalidades, y terminamos con un caso practico. Controlar un Mac desde otro, e incluso un tercero, usando el segundo como pasarela para el control. A todos nos sorprendió la facilidad, potencia, versatilidad y rapidez de Timbuktu. En red local, el control es en tiempo real y la transferencia de ficheros van a una velocidad increíble.

Todas las charlas se dieron usando un iBook, un PowerMac G4 y un iMac conectados a un televisor de 27 pulgadas, con lo que todos los asistentes pudieron seguirlas cómodamente desde su asiento. El televisor y el adaptador de vídeo de AverMedia lo proporcionó también el instituto de Antonio Lara.

8. Gadgets y regalos. No es obligatorio, pero unos regalos sorpresa y algunos pequeños detalles le dan a una reunión como esta mucho más atractivo. Teniendo en cuenta, además, que tantos maqueros trabajan en diseño grafico, empresas de edición grafica y similares, es muy fácil hacer cosas muy bonitas a coste prácticamente cero. Para esta reunión, hicimos un cartel con el logo del GUM y unas tarjetas personales con todos los datos de los asistentes, de forma que fuera fácil para todos saber a primera vista el nombre y los datos del resto de los participantes. El diseño fue de Juanma Neri y la impresión la realizaron J. L. Redondo y Benjamín Rodríguez en Textos y Formas.

Además, se regalaron a todos los asistentes camisetas con el logo del GUM-Sevilla, serigrafiadas por Benegasi y diseñadas por José Luis y benjamín.

9. Por último, el asunto de las viandas. Quizás lo mas sencillo de todo. Tanto como quedar con un par de colegas del GUM la tarde antes del evento para comprar la comida y bebida y dejar la sala acondicionada para el día siguiente.

10. Hay una serie de trucos prácticos de organización para simplificar las cosas, que nos han funcionado a nosotros.

Toda la organización del evento debe llevarse mediante correos privados y fuera de la lista, ya que asuntos como el local son delicados, y no es conveniente comprometer a nadie en publico hasta que todas las opciones estén vistas y se elija la mejor.

El coordinador sí debe pedir colaboración en la lista para todo aquello que se le ocurra (local, medios, charlas, cables, regalos, sorpresas, etc.) pero las respuestas a esas peticiones deben ser en privado y no hacerse publico nada hasta que no esté asegurado al 100 por cien. Todo eso ayuda a no crear falsas expectativas y evita malos rollos.

En la lista solo debe comunicarse el numero de inscritos cada dos o tres días, para ir causando expectación y animar a la gente a inscribirse, y un resumen final con los equipos que se llevan y otros materiales.

La reunión fue posible gracias a la colaboración de todos los miembros del Grupo. Desde Rafa del Valle y su empresa (Caymasa El Sendero) que proporciono dos Switch Ethernet de 24 bocas, hasta JoseRa Portillo, que se encargó de poner la red local en marcha. Por no hablar de la gente que trajo cámaras de video y fotos digitales, cables Ethernet, y (permitidme que lo diga) unos rollitos de jamón que hizo Valle, la mujer de Antonio Antón que tuvieron un éxito clamoroso.

Y algo que casi se me olvidaba, y quizás es lo mas importante: Llevar a cabo un evento (organizarlo) no es un proceso democrático. Se puede pedir opinión a la gente, pero el coordinador debe tener claro lo que quiere y dirigir al grupo hacia el objetivo. Es la única manera de que salga la cosa bien.

Espero que estas notas os ayuden a organizar la próxima "party" de vuestro GUM.

Podéis ver fotos de la reunión en http://homepage.mac.com/gumsevilla/PhotoAlbum5.html, junto con algunas impresiones de los asistentes en http://homepage.mac.com/gumsevilla/IMPRESIONE1.htm.